РАБОТАЮЩИЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Пример 1. Согласование проектной документации

Одним из примеров удачного использования систем электронного документооборота стала реализация процесса согласования проектной документации.
Перед проектной командой стояла задача автоматизации документооборота операционной деятельности. При этом использовался только стандартный функционал платформы, без дополнительной кастомизации. Любопытным было и то, что для организации процесса согласования не использовались бизнес-процессы.

Пример 2. Аутсорсинг бухгалтерского учета

Другим примером успешного использования электронного документооборота стало решение задачи по снижению издержек бухгалтерского учета. Была поставлена задача передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг. Проблема состояла в удаленности бухгалтерии от места нахождения первичных бухгалтерских документов. Необходимо было найти способ быстрого обмена документами между офисом компании и бухгалтерией в условиях, когда офис и бухгалтерия находятся в разных городах. Решением стала организация структурированного хранилища документов с реализацией бизнес-правил обработки документов.

Результаты превзошли все ожидания. Компания получила структурированное хранилище всей документации в электронном виде. Обмен документами занимал минимальное время. Последующий поиск и доступ к документам ускорился. Вновь, для достижения данного результата использовался преимущественно стандартный функционал платформы. Как и в первом случае, для организации процесса обмена и обработки документов, инструмент бизнес-процессов задействован не был.

Полученный опыт требовал ответы на вопросы:
Почему в одних случаях, большие усилия, затрачиваемые на автоматизацию документооборота, приводят к скромным результатам и неудовлетворенности пользователей, в то время как в других, минимальные затраты дают ощутимый эффект, в том числе экономический?
Как должна быть построена система документооборота, чтобы ее внедрение приводило к безусловным результатам для компании?

 

Пол Страссман исследовал открытую финансовую отчетность более 500 американских компаний, пытаясь найти взаимосвязь между объемом затрат в информационные технологии и экономическими показателями деятельности компаний. Результаты исследований П.Страссмана показали, что прямой зависимости между ИТ-бюджетами компаний и целевыми показателями экономической эффективности бизнеса – нет.

Рисунок 1. Взаимосвязь между ИТ бюджетом и показателем фондоотдачи (Return on Assets)
При этом, Пол Страссман обнаружил показатель, имевший положительную корреляцию с затратами в ИТ. Им оказалась группа затрат на управление, администрирование и поддержку продаж — Sales, General&Administrative (SG&A).

.

Рисунок 2. Взаимосвязь между уровнем затрат в ИТ и  показателем SG&A
 

ФОРМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Исследования Пола Страссмана объясняют задачи, на решение которых должно быть направлено внедрение систем электронного документооборота. Но не отвечают на второй вопрос, — какой должна быть СЭД, чтобы решать поставленные задачи. Для ответа на данный вопрос обратимся к работам одного из ведущих специалистов в области управления – Генри Минцберга.

Генри МинцбергВ 1970-х годах Генри Минцберг поставил цель упорядочить выводы исследователей в области управления, объединив их в общую картину структурирования организаций. Работа заняла более 3-х лет. Результаты исследований вылились в 512 страниц текста мелким шрифтом, содержащие выводы о том, что делает организацию эффективной. Выводы подкреплялись цитатами из работ других исследователей.

Г. Минцберг обнаружил, что несмотря на все многообразие видов организаций, отличающихся размером, сферой деятельности, географией, капиталом, и т.д., управление во всех из них строится всего на 5 основных формах, четыре из которых являются базовыми. Данными формами управления являются:

  • Прямой контроль
  • Взаимное согласование
  • Стандартизация операций
  • Стандартизация навыков

Форма управления «Прямой контроль»

При прямом контроле, ответственность за работу всех сотрудников, возлагается на одного человека. Руководитель координирует действия своих подчиненных, выдавая поручения и контролируя их исполнение. В небольших организациях все сотрудники подчиняются напрямую руководителю. В более крупных компаниях создается иерархическая структура, с сохранением основного принципа – управление строится на командах сверху.

Форма управления «Взаимное согласование»

При взаимном согласовании контроль над процессом труда осуществляется самими сотрудниками. Данная форма управления используется в ситуациях с высокой долей неопределенности. Ответственность за принятие решений может взять на себя каждый из сотрудников, координируя свои действия с остальными.

Форма управления «Стандартизация операций»

При стандартизации операций деятельность сотрудников разбивается на простейшие операции, не требующие сложного мыслительного процесса. Процесс деятельности строго регламентируются. Деятельность сотрудников подчиняется инструкциям, которым легко обучаются новые сотрудники.

Форма управления «Стандартизация навыков»

Для областей деятельности, в которых результат непредсказуем и требует высокой квалификации сотрудников, используются механизмы стандартизации навыков и знаний. Достижение результата обеспечивается за счет профессиональных действий сотрудников, специализирующихся в определенных областях. Задача компании – поиск, обучение, сертификация специалистов.

Конфигурации организаций

В организациях, как правило, сочетается несколько форм управления. Вместе с тем, Г.Минцберг показал, что в каждой организации доминирует одна из форм, на которой строится операционная деятельность компании. В соответствии с определяющей формой управления, организация может быть отнесена к одному из типов:

  • Простая конфигурация
  • Адхократия
  • Механистическая бюрократия
  • Профессиональная бюрократия

Типы конфигураций

Примеры компаний соответствующие типам конфигураций:
Простая конфигурация (прямой контроль) — небольшие компании, имеющие доступ к локальным ресурсам и каналам сбыта – небольшие магазины, фермерские хозяйства, кустарное производство, маленькие туристические компании; частные компании пользующиеся административной поддержкой; бизнес, основанный на личных связях; управляющие компании.
Адхократия (взаимное согласование) — стартапы, конструкторские бюро, инновационные подразделения в рамках крупных компаний, медицинские исследовательские центры, инжиниринговые компании, единичное и опытное производство, продажа авторских работ.
Механистическая бюрократия (стандартизация операций) — крупные компании, производящие продукты массового потребления, массовые простые услуги; крупные розничные сети; предприятия быстрого питания.
Профессиональная бюрократия (стандартизация навыков) — аудиторские компании, консалтинговые фирмы, специализированные медицинские центры, антикварные продажи.
 

ВИДЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Структурирование организаций, сделанное Генри Минцбергом, позволяет выделить характерные черты для каждого типа организаций. Контрактная деятельность, структура продаж, работа с персоналом, система поощрений, распорядок рабочего дня, принцип коммуникаций и т.п. — в каждой из конфигураций имеют свои особенности. Документооборот для каждого типа организаций также имеет свою специфику.
Простая конфигурация (прямой контроль) — основа документооборота – поручения руководителей. С ростом иерархии – возрастание поручений, выдаваемых по документам. Большое количество служебных записок, являющихся формой передачи ответственности. Согласование документов распределено по уровням иерархий.
Адхократия (взаимное согласование) – основа документооборота – документы предметной деятельности. Большое количество неструктурированных коммуникаций – форумы, чаты. Практически полное отсутствие поручений. Неструктурированное (коллективное) согласование документов.
Механистическая бюрократия (стандартизация операций) – основа документооборота – документы, сопутствующие операционной деятельности компании. Формы документов четко типизированы. Движение документов упорядочено. Согласование структурировано по типам документов и по их разделам.
Профессиональная бюрократия (стандартизация навыков) – основа документооборота – документы профессиональной деятельности. Документы структурированы по ролям / профессиональным областям сотрудников. Для создания новых документов сотрудники используют материал, накопленный за свой предыдущий опыт.

Специфика документооборота организаций

Отметим важный вывод:
Для каждой конфигурации бизнеса характерен свой тип документооборота, поддерживающий структуру управления и операционную деятельность компании.
 

АРХИТЕКТУРЫ СЭД

Понимая специфику документооборота для каждого типа конфигураций, можно объяснить проблемы, с которыми приходилось сталкиваться в проектах. В большинстве случаев, разработка системы строилась на базе механизма бизнес-процессов. На этап внедрения выдавалась система с типизированными маршрутами. При этом, внедрение систем зачастую проходило в структурах, приближенным к простой конфигурации. Форма управления простой структуры противоречит принципам, которые заложены в архитектуру бизнес-процессов. В результате это приводит к нарушению этапов процесса, смене исполнителей и несоблюдению порядка обработки документов.
К еще более плачевным результатам приводит ситуация, когда за основу СЭД в таких проектах берется платформа ECM. В этом случае разработчикам приходится сначала, адаптировать ECM под архитектуру системы, основанную на бизнес-процессах, а уже потом разрушать и вновь созданную архитектуру под требования неструктурированных процессов простой конфигурации.
Мы подошли к ответу на поставленный вопрос, какой должна быть система электронного документооборота компаний:
Чтобы избегать системных проблем при внедрении систем электронного документооборота, необходимо выбирать архитектуру СЭД соответствующую типу документооборота и форме управления компании.
На рисунке приведены типовые архитектуры систем, наиболее соответствующие типам конфигураций компаний.

Архитектуры СЭД

Для Простой структуры основным элементом архитектуры СЭД является подсистема выдачи и контроля поручений. Наиболее приспособленной архитектурой для такой системы является платформа, в основу которой положены принципы передачи электронных сообщений. Руководитель должен иметь возможность выдать поручение в любое время и в любом месте. Система отчетности должна давать полную информацию о состоянии выполненных и невыполненных поручений.
Для Адхократии основным элементом архитектуры СЭД должен является модуль управления содержанием (Enterprise Content Management, ECM) c поддержкой средств коллективной работы. Система должна позволять агрегировать большое количество информации, и предоставлять функциональные средства поиска. В системе должны быть реализованы средства коллективной работы с поддержкой форумов, чатов, новостных лент.
Для Механистической бюрократии основным элементом архитектуры СЭД является модуль управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), позволяющий автоматизировать бизнес-процессы обработки документов компании. Бизнес-процесс документооборота должен строго вписываться в существующий технологический процесс работы компании, с заранее заданными типами документов и маршрутами их перемещения.
Для Профессиональной бюрократии основным элементом архитектуры СЭД, как и для адхократии, является модуль управления содержанием (ECM) c поддержкой средств индивидуальной работы. Система должна предоставлять средства структурирования информации, давая пользователю возможность категоризировать документы и обращаться к своему предыдущему опыту. Система должна предусматривать создание шаблонов документов и содержать типовые шаблоны для всех ролей пользователей. Система должна поддерживать неформализованные средства согласования документов, основанные на жизненном цикле документов, а также средства коллективной работы, позволяющие нескольким пользователям работать в команде над одним пакетом документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Предложенное решение кажется простым и применимым для идеальных случаев. В реальности в организациях сочетаются разные формы документооборота. Не случайно, пятым типом конфигурации, предложенной Г.Минцбергом, является дивизионная структура, которая может включать в себя все четыре предыдущих типа. Для удовлетворения потребностей таких организаций необходима СЭД, которая будет сочетать в себе несколько типов архитектур, что позволит реализовать в одной организации разные виды документооборота.

Автор - Олег Пашинин, Источник информации: http://habrahabr.ru/post/145407/