Документооборот на SharePoint или зачем нужны BPMS

Начало. Простой процесс

Рассмотрим простой процесс обработки документа. Пусть это будет некоторая внутренняя заявка.
Задача от бизнеса ставиться следующим образом 

  • Сотрудник заполняет форму на сайте.
  • Начальник сотрудника должен ее утвердить или отправить на доработку.
  • Если форма утверждена, сотрудник получает email уведомление.

Визуально такой процесс можно представить следующим образом.
image
Это не BPMN, но бизнес часто «думает» такими категориями.

Трудозатраты по реализации этого процесса можно отобразить с помощью следующего графика. По вертикали – возможности SharePoint, по горизонтали – усилия необходимые для реализации.
image

Несмотря на удобство работы с документами и формами в SharePoint, даже для реализации такого простого сценария нам необходимо использовать .Net и Workflow Foundation (WF). Основные моменты для .Net/WF разработки будут связаны с отправкой на доработку и уведомления по почте. 
 

Развитие. Аппетит приходит во время еды

Практически сразу после внедрения подобного решения бизнес захочет «немножко» его расширить 

  • Контроль времени исполнения задачи и эскалация задач с привязкой к рабочему графику
  • Отправить информацию в учетную систему
  • Возможность делегирования работ
  • Аудит процессов и отчетность по ним

Ссылка на расширенный список стандартных «хотелок» приведен внизу статьи.

Для реализации нам потребуются новые технологи. Как и в случае «простого процесса» часть из них есть в SharePoint: отчетность и BI, поиск, BCS и др. Часть же придется «вручную» реализовывать на .Net(ASP.Net, WF, WCF). 
image 
 

BPMS. Частичное снятие головной боли

В качестве примера будем использовать K2 Blackpearl. 
Возможности системы и их влияние при автоматизации нашего процесса

  • Управление задачами (контроль исполнения, эскалация, делегирование, рабочий календарь) — полностью убираем разработку этого функционала
  • Отчетность и аудит по процессам — значительное снижение трудозатрат при использовании стандартных возможностей SharePoint: отчетность и BI
  • Упрощение интеграции — значительное снижение трудозатрат на разработку при интеграции с внешними системами
  • Повышение эффективности использования InfoPath

Трудозатраты на автоматизацию описанного процесса будут выглядеть следующим образом
image 
K2 Studio и K2 Designer for SharePoint (K2D4SP) средства разработки бизнес-процессов в системе K2 (ссылка на скриншоты ниже).
 

Итог

  • Возможна ли автоматизации документооборота только силами SharePoint? Да!Но придется много «кодить», чтобы успевать за аппетитом бизнеса.
  • BPMS – «серебряная пуля»? Нет! Но поможет значительно снизить затраты на автоматизацию документооборота на SharePoint и перенести нагрузку с разработчика на бизнес-аналитика.
Ссылки

 

 

BPMS — Business Process Management System (Системы(а) управления безнес-процессами)

BPMN — Business Process Model & Notation (язык описания бизнес-процессов)

BI — Business Intelligence (бизнес-анализ, бизнес-аналитика) 

BCS — Sharepoint Business Connectivity Services 

K2 Blackpearl — один из представителей BPMS

 

http://habrahabr.ru/blogs/sharepoint/125245/