Документооборот

Документооборот - по определению - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа).

Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса)
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов

Документооборот на SharePoint 2013

Возможности публикации документов по шаблонам, извлечения и возврата, поддержки версионности, добавления дополнительных свойств (метаданных) и пользовательских тегов, формирования пакета документов, автоматического заполнения и одновременного редактирования значительно сокращают сроки подготовки документов.

Применение рабочих процессов, регламентов утверждения и хранения документов позволяют обеспечить принятые в компании правила согласования и архивного хранения документов и контролировать исполнение поручений и резолюций.

Разграничение доступа на уровне отдельного документа/сайта и применение технологий IRM для защиты документов ограничивают возможности несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.

Полнотекстовый поиск, а также поиск и навигация по метаданным и тегам делает контент оперативно доступным для использования другими сотрудниками.

В целом, использование технологий SharePoint Server 2013 для организации документооборота позволяет повысить коллективную производительность
труда, сократить цикл подготовки документов, сократить объемы бумажных документов и физических хранилищ.

Нужен электронный документооборот в компании или не нужен?

Существует несколько способов расчета эффективности перехода на электронный документооборот, и все они основаны на том, что с переходом на Электронный Документооборот предприятие будет работать более эффективно, и ROI считается от сокращения затрат, а также прямых и непрямых убытков.

Каждое предприятие может посчитать:
- Каков ежемесячный фонд заработной платы
- Какова эффективность (КПД) работников
- За сколько окупается Документооборот, если он повышает КПД сотрудников хотя бы на 20%

Можно ещё попытаться учесть различные штрафные санкции, упущенную выгоду от невыигранных конкурсов и незаключенных контрактов, уровень исполнительской дисциплины, возможность принятие необоснованных (ошибочных) решений, прозрачность и управляемость компании, корпоративный дух и т.п.

 

См. также статьи: Документооборот. Почему всё так плохо? и Документооборот. Какой выбрать? Работающий.


Компания InSpe для построения систем документооборота использует технологии Microsoft SharePoint как в виде готового решения, так и в виде разработки на заказ.

По вопросам, связанным с внедрением документооборота, корпоративного портала, систем управления информацией и совместной работы с документами - пожалуйста,  обращайтесь в наш офис ( см. телефон и адрес ), или отправляйте запрос нам на электронную почту.